Alertes échéances par email
Normigo connaît les échéances enregistrées dans le compte (habilitations, inspections périodiques, actions correctives) et envoie des emails automatiques quand elles approchent ou dépassent leur date prévue.
À quoi ça sert
Une obligation réglementaire ou une action corrective est rattachée à une date. Les alertes permettent de prévenir les responsables avant l'échéance pour qu'ils planifient le traitement, et de notifier l'administrateur quand une échéance est dépassée.
Comment ça marche
- Détection : un job programmé parcourt chaque jour les échéances enregistrées et calcule les seuils atteints (J-30, J-7, J-0, retard).
- Filtrage par préférences : chaque utilisateur peut désactiver certaines catégories d'alertes dans ses préférences (par exemple ne pas recevoir les alertes habilitations s'il n'en est pas responsable).
- Envoi : email envoyé via le service de mail transactionnel. Contenu : libellé de l'échéance, date, lien direct vers la fiche dans l'application.
- Historique : les emails envoyés sont tracés dans Normigo (date, destinataire, statut).
Types d'alertes
| Type | Déclencheurs typiques | Destinataires par défaut |
|---|---|---|
| Habilitations | Expiration à J-30, J-7, J-0, et retard | Salarié concerné, responsable habilitations |
| Inspections périodiques | Inspection à programmer dans les 30 jours, inspection en retard | Inspecteur, administrateur |
| Actions correctives | Échéance à J-7, en retard | Responsable de l'action, manager |
| DUERP annuel | 30 jours avant la date de revue annuelle | Administrateur du compte |
| Plans de prévention | Approche de la fin des opérations, renouvellement nécessaire | Administrateur, responsable EU |
| Digest hebdomadaire | Synthèse des échéances et actions en retard de la semaine | Administrateurs |
Configuration
- Désactivation par utilisateur : page « Préférences notifications » dans le compte personnel
- Règle d'envoi : un email par échéance et par jour maximum, pour ne pas saturer la boîte mail
- Désabonnement : un lien de désabonnement figure dans chaque email envoyé
- Lien direct : chaque email pointe vers la fiche correspondante dans l'application
Liens avec d'autres fonctionnalités
- Actions correctives : alertes sur les actions en retard
- DUERP : alerte annuelle de revue obligatoire
- Plan de prévention : alerte de fin des opérations
Pour qui
- Responsable habilitations / RH : reçoit les alertes d'expiration des habilitations de l'équipe
- Responsable d'action corrective : reçoit l'alerte avant et au jour de son échéance
- Administrateur du compte : reçoit le digest hebdomadaire et les alertes critiques
- Direction : reçoit le récapitulatif des indicateurs sur demande ou via abonnement